Berdasarkan keterangan
yang diperoleh dari hasil analisa jabatan dapat disusun deskripsi jabatan dan
spesifikasi jabatan (job description and job specification). Sebuah deskripsi
jabatan merupakan satu pertanyaan tertulis tentang apa yang sesungguhnya
dilakukan pemegang jabatan, bagaimana dia melakukannya, dan dalam kondisi
apakah pekerjaan itu dijalankan.
Deskripsi jabatan bukan
sekedar menjelaskan tentang suatu jabatan, akan tetapi juga menjelaskan lebih
lanjut tentang tugas-tugasnya, tanggung jawabnya, wewenang dan sebagainya.
Dengan demikian, diharapkan setiap karyawan/pegawai yang memangku jabatan
tersebut akan memahami batas-batas antara lain dari tugas-tugas, tanggung jawab
serta wewenangnya. Hal ini tentu untuk menghindari terjadinya overlapping
antara jabatan yang satu dengan jabatan yang lainnya.
Agar deskripsi jabatan
yang dibuat dapat merupakan landasan atau pedoman pelaksanaan tugas secara
efektif dan efisien, maka deskripsi jabatan yang dibuat haruslah sedemikian
rupa sehingga tidak terjadi penetapan tugas-tugas antara jabatan yang satu
dengan jabatan yang lain dapat menimbulkan kesimpangsiuran atau overlapping.
Oleh karena itu, maka penyusunan deskripsi jabatan untuk suatu jabatan tertentu
tidak lepas dari format standar yang harus dipenuhi.
Walaupun tidak terdapat
format standar yang baku
dan berlaku untuk semua organisasi, namun secara umum deskripsi jabatan memuat
hal-hal sebagai berikut :
a.
Identifikasi jabatan.
Bagian identifikasi
jabatan memuat informasi-informasi tentang nama jabatan, kode jabatan, tanggal
analisis, penyusun, dan dalam departemen apa.
b.
Ringkasan jabatan.
Ringkasan jabatan
hendaknya menggambarkan sifat umum dari jabatan, yaitu berupa fungsi dan
kegiatan utamanya.
c.
Hubungan, tanggung jawab, dan kewajiban.
Bagian ini memperlihatkan
hubungan pemegang jabatan dengan pihak atau bagian lain, baik di dalam
organisasi maupun luar organisasi. Batas-batas tanggung jawab serta kewajiban
utama jabatan itu juga perlu dijelaskan.
d.
Wewenang dari pemegang jabatan.
Bagian ini menentukan
batas-batas wewenag pemegang jabatan, termasuk wewenang pengambilan
keputusannya dan batas-batas penganggarannya.
e.
Standar kinerja.
Bagian ini menetapkan
standar-standar yang diharapkan bisa dicapai oleh karywan pada masing-masing
tugas dan tanggung jawab dari deskripsi jabatan.
f.
Kondisi kerja.
Deskripsi jabatan juga
akan merangkum kondisi kerja umum yang tercakup pada jabatan. Misalnya, masalah
kebisingan, kondisi bahaya, dan suhu udara dalam ruang pekerjaan.
Spesifikasi jabatan (job
specification) menunjukkan siapa yang melakukan pekerjaan itu dan factor-faktor
manusia yang diisyaratkan (Handoko : 1996). Di dalam spesifikasi jabatan
ditentukan kemampuan dan bakat dasar yang harus dimiliki untuk menjalankan
pekerjaan. Pada umumnya spesifikasi jabatan memuat ringkasan pekerjaan yang
jelas yang diikuti oelh kualifikasi definitive yang dibutuhkan dari calon yang
memangku jabatan itu. Misalnya, tingkat pendidikan, keadaan fisik, pengetahuan
dan kecakapan, status, jenis kelamin, umur, pengalaman, da karakter.
