Perkembangan organisasi
dan perubahan struktur dalam organisasi menyebabkan kebutuhan akan pekerjaan
baru semakin meningkat. Sebelum organisasi melakukan seleksi terhadap karyawan
yang akan menduduki jabatan yang baru, maka manajer sumber daya manusia perlu
mengetahui dan mengidentifikasi pekerjaan-pekerjaan apa saja yang akan
dilakukan dan bagaimana pekerjaan dilakukan serta jenis personal yang bagaimana
yang layak menduduki pekerjaan tersebut. Dalam hal ini, organisasi perlu
menetapkan standar-standar pekerjaan dan kriteria keterampilan, pendidikan, dan
pengalaman yang diperlukan.
Untuk mengetahui jenis
pekerjaan, bagaimana melakukan pekerjaan dan siapa yang tepat untuk melakukan
pekerjaan itu perlu dilakukan analisis terhadap pekerjaan itu sendiri yang
disebut sebagai analisa jabatan (job analysis). Dessler (1997), mengungkapkan
bahwa analisa jabatan merupakan prosedur untuk menetapkan tugas dan tuntutan
keterampilan dari suatu jabatan dan orang macam apa yang akan melaksanakan
pekerjaan tersebut. Dalam pengertian ini, dessler menekankan pada dua aspek,
yaitu meyangkut isi pekerjaan dan orang yang melaksanakan pekerjaan.
Dalam pengertian lain,
Mathis dan Jakson (2000) mengartikan analisis pekerjaan sebahai berikut; A Systematic may to gather and analyze
information about the content and the human requirements of jobs, and the
context in which jobs are performed. (analisis jabatan merupakan cara
sistematik untuk mengumpulkan dan menganalisis informasi tentang isi dan
personal yang dipersyaratkan dalam jabatan, dan dalam hubungannya dengan
prestasi jabatan). Lebih lanjut, Mathis dan Jackson memisahkan antara jabatan (jobs) dan
posisi (position). Jabatan, dalam pengertiannya adalah sekelompok tugas,
kewajiban, dan tangggung jawab. Sedangkan position diartikan sebagai prestasi jabatan
yang dilakukan oleh seseorang.
Informasi yang diperoleh dari analisa jabatan tersebut dapat digunaan untuk
menentukan karakteristik apa yang harus dimiliki seseorang yang akan menduduki
jabatan tertentu. Adapun hasil dari analisa jabatan tersebut dapat berupa
deskripsi jabatan (job description) dan spesifikasi jabatan (job
specification). Deskripsi jabatan adalah suatu pernyataan tertulis yang
menguraikan fungsi, tugas-tugas, tanggung jawab, wewenang, kondisi kerja dan
aspek-aspek pekerjaan tertentu lainnya. Sedangkan spesifikasi jabatan merupakan
pernyataan tertulis yang menunjukkan siapa yang akan melakukan pekerjaan itu
dan persyaratan yang diperlukan terutama menyangkut keterampilan, pengetahuan dan
kemampuan individu.
