MANAJEMEN EKSPEDISI

Masyarakat luas memakai istilah ekspedisi sesuai dengan kepentingan masing-masing. Namun sebagai Organisasi yang berkecimpung di Dunia Fotografi yang tidak lepas dari alam atau dunia luar dan itu tidak bisa lepas dari salah satu kegiatan seorang fotografer. Dalam hal ini ekspedisi diartikan sebagai suatu pengalaman yang mengandung unsure penelitian, penemuan dan atau penjelajahan.

            Agar kegiatan ekspedisi dapat diterima oleh masyarakat secara luas, maka ekspedisi terasebut harus memenuhi prosedur yang benar (system manajemen ekspedisi/ekspedisi manajemen system) atau bias disebut sebagai standart operation system (SOP). SOP ini meliputi beberapa tahapan yang menentukan bobot dari pada ekspedisi tersebut. Tahapan ini antara lain :

Tahapan pra ekspedisi

            Tahapan ini menyangkut rencana./scheduling ekspedisi secara keseluruhan berupa pembentukan panitia dan pembagian kerja panitia.

            Panitia ini terdiri dari Panitia inti dan seksi-seksi. Panitia inti terdiri dari Ketua, Wakil ketua, Sekretaris, Bendahara dengan pembagian tugas :

1. Riset data : Tujuan dan bidang ekspedisi
2. Pembuatan time schedule : Perijinan, dana dan sponsor ekspedisi
3. Penentuan anggaran dan pembuatan proposal awal
4. Pembuatan proposal baku
5. Pembentukan seksi-seksi

            Seksi-seksi terbagi dalam dua bidang, bidang tekhnis dan bidang non tekhnis yang masing-masing dipimpin oleh seorang koordinator.

Seksi tekhnis memiliki tugas sebagai berikut :

Publikasi ekspedisi

            Publikasi ini melalui pamflet/brosur, baliho, Koran,majalah, televisi, radio dan media informasi lainnya. Publikasi ini berisi pemberitahuan tentang adanya ekspedisi dan persiapan-persiapan ekspedisi meliputi seleksi, training dan lain-lain yang berfungsi untuk menarik perhatian anggota atau masyarakat dan sponsor agar ekspedisi ini selanjutnya mendapat dukungan moril dan materiil.

Pendanaan

            Untuk memperoleh dana, maka panitia harus mengajukan proposal. Proposal ini dapat diajukan kepada :

1. Pengurus harian fotografi yang lain.
2. Universitas
3. Instansi pemerintah
4. Sponsor

Selain mengajukan proposal, dana juga dapat diperoleh dari iuran anggota.

Perijinan

            Perijinan ini ada dua jalur, yaitu intar yakni perijinana dari universita, sedang untuk jalur ekstra adalah perijinan dari instansi pemerintah. Jika ekspedisi berada diluar propinsi, maka harus memperoleh izin dari pemerintah ousat seperti POLRI, Mabes ABRI, Pihak kehutanan dan pihak-pihak yang terkait lainnya.

Seleksi

            Ada beberapa seleksi yang harus diadakan dalam pembentukan team ekspedisi, maka penyeleksi harus menunjukkan kriteria, mendaftar, mengadakan tes kesehatan dan pada akhirnya memilih peserta/team ekspedisi.

Latihan

            Dalam latihan ini perlu dibentuk team tersendiri agar penilaian terhadap peserta dapat objektif.

Latihan ada dua macam :

1.      Latihan pra terbentuknya team ekspedisi, latihan ini bertujuan untuk membentuk loyalitas, kerja sama antar individu, daya tahan dan sebagainya.

2.      Latihan pasca terbentuknya team ekspedisi, latihan ini dibuat semirip mungkin dengan kondisi medan ekspedisi yang diharapkan dengan latihan ini dapat meningkatkan kekompakan team, saling pengertian dan saling mempercayai antar individu dalam team.

Perlengkapan

            Melisting logistik yang dibutuhkan team selama ekspedisi sesuai kondisi medan, misalnya logistik logistik team pendakian tidak akan sama dengan pendakian team caving. Selain melisting, seksi logistik juga harus memikirkan bagaimana pengadaan logistik tersebut, apakah logistik dapat disediakan di lokasi atau dapat diperoleh dari sponsor atau dari sumber lain. Sekali lagi peran seksi non tekhnis sangat membantu pengadaan logistik maupun perlengkapan.

Dokumentasi

            Dokumentasi dilakukan pada kegiatan pra ekspedisi, ekspedisi dan pasca ekspedisi, sedangkan alat yang digunakan bisa berupa catatan, film slide, film, pita kaset, kamera video, dan disket/hard disk.

            Setelah tahapan ini dijalankan, maka diadakan presentasi pada pengurus tentang kelayakan ekspedisi (layak dilaksanakan, ditunda atau bahkan digagalkan), packing dan book tiket jika team ekspedisi layak dilaksanakan.

Tahapan / pelaksanaan ekspedisi

            Dalam ekspedisi ini sukses atau tidaknya tergantung pada team tekhnis, namun tidak menuntut kemungkinan jika dana uang mencukupi, maka team non tekhnis pun juga bisa mengikuti ekspedisi dengan tugas mengurus perizinan dilokasi dengan masyarakat setempat, berkomunikasi dengan team tekhnis serta melaporkan keadaan team ekspedisi kepada pengurus harian (berkomunikasi dengan pihak kesekretariatan)

Tahapan pasca ekspedisi

            Setelah ekspedisi ini selesai, maka panitia harus membuat laporan ekspedisi pada pengurus harian, Universitas, pemberi izin sponsor, selain itu panitia juga harus mengadakan pendokumentasian, inventarisasi peralatan, evaluasi dan presentasi hasil ekspedisi pada pengurus harian dan anggota, pihak luar yang terkait dan pada masyarakat umum bila perlu.