Kegiatan-kegiatan yang
dilakukan dalam Manajemen Sumber Daya Manusia sangat bergantung pada informasi
yang diperoleh dari analisis jabatan. Oleh karena itu, informasi dari analisis
jabatan dapat digunakan untuk kegiatan-kegiatan sebagai berikut:
1. Untuk keperluan
penarikan dan seleksi.
Penarikan dan seleksi
karyawan dapat dilaksanakan apabila manajemen sudah mendapatkan gambaran yang
jelas tentang jenis dan karakteristik pekerjaaan. Dengan memahami karakteristik
pekerjaan maka akan dapat ditetapkan siapa personel yang tepat untuk memangku
jaabatan tertentu tersebut.
2. Untuk keperluan kompensasi.
Besarnya gaji atau upah
karyawan bergantung pada pekerjaan apa yang mereka lakukan dalam organisasi.
Bagi karyawan yang memiliki keterampilan dan pendidikan yang tinggi tentu akan
memperoleh gaji yang lebih besar disbanding dengan karyawan yang hanya memiliki
keterampilan dan pendidikan terbatas.
3. Untuk keperluan penilaian kinerja.
Dalam analisis jabatan, setiap pekerjaan ditetapkan standar-standar
kinerja. Untuk mengetahui apakah kaaryawan berprestasi atau tidak, manajer
cukup membanding antara kinerja actual dengan kinerja standar yang ditetapkan.
4. Untuk keperluan pelatihan.
Apabila karyawan yang
diterima belum cukup keterampilannya untuk melaksakan tugas, maka manajer dapat
memutuskan untuk segera memberikan pelatihan tambahan.
Ditambahkan oleh Tohardi
(2002), analisis jabatan yang menghasilkan Deskripsi Jabatan daan Spesifikasi
Jabatan dapat memberikan manfaaat berikut:
1.
Promosi dan transfer. Informasi dalam analisis jabatan
sangat tepat untuk merencanakan posisi karyawan di masa depan berdasarkan
penilaian atas keterampilan, pengetahuan serta bakatnya.
2.
Penambahan organisasi. Jika terdapat kekurangan dalam
organisasi, maka informasi dari analisa jabatan dapat digunakan untuk melakukan
pembenahan.
3.
Orientasi. Khusus untuk karyawan baru,
pengenalan dan penguasaan terhadap pekerjaan sangat penting agar tidak terjadi
kesalahan dalam menjalankan pekerjaannya.
4.
Memperbaiki aliran kerja.
Begitu pentingnya analisis
jabatan ini sehingga mengharuskan organisasi untuk tetap melakukan uraian
terhadap jabatan dalam organisasi dapat berjalan dengan lancar. Terdapat
enam alasan penting mengapa analisa jabatan sangat diperlukan dalam sebuah organisasi
:
1.
Organisasi baru dibentuk. Uraian jabatan pada hakikatnya sama pentingnya dengan
alasan mengapa organisasi itu dibentuk. Setiap organisasi yang baru muncul atau
dibentuk tentu akan memiliki jenis pekerjaan yang berbeda dengan organisasi
lain yang telah terbentuk. Karena organisasi itu baru dibentuk, maka penting sekali
untuk menjelaskan atau menguraikan pekerjaan-pekerjaan apa saja yang akan
dilakukannya
2.
Pembentukan suatu
pekerjaan baru.
Alasan ini mengadu pada munculnya jenis pekerjaan yang baru dan sama sekali
tidak ada hubungannya dengan pekerjaan sebelumnya. Bila organisasi yang baru
dibentuk tidak memunculkan jenis pekerjaan yang baru, maka uraian jabatan tidak
perlu dilakukan.
3.
Karyawan tidak paham
terhadap pekerjaannya.
Ada sebagian
karyawan, terutama yang baru diterima tidak memahami apa yang akan
dikerjakannya nanti. Walaupun dalam iklan lowongan pekerjaan mereka sudah
tergambarkan jenis pekerjaan apa yang dibutuhkan. Uraian pekerjaan
sangat penting untuk menyamakan pandangan terhadap jenis pekerjaaan yang akan
dilakukan.
4.
Tumpang tindih dan konflik. Antara karyawan yang satu dengan
yang lainnya seringkali melakukan pekerjaan yang sama meskipun mereka berada
dalam bidang berbeda. Kondisi ini dapat mengakibatkan salah paham atau konflik
terutama dalam hal pertanggungjawaban atas pekerjaan. Hal ini tentu disebakan
oleh belum jelasnya pekerjaan masing-masing karyawan.
5.
Arus kerja tidak lancar. Dalam arus kerja, pekerjaan yang satu tentu berhubungan
dengan pekerjaan yang lainnya. Apabila satu pekerjaan belum memahami keana
pekerjaan itu diteruskan maka kondisi itu dapat mengakibatkan terhentinya
proses pada pekerjaan yang lain.
6.
Sistem penggajian tidak
konsisten. Uraian
jabatan akan memberikan batasan-batasan terhadap pekerjaaan yang akan dilakukan.
Semakin banyak jenis pekerjaan yang dilakukan tentu akan semakin besar
kompensasi (gaji) yang diperoleh. Ketidakjelasan terhadap jenis pekerjaan yang
dilakukann akan menyebabkan tidak adanya konsistensi dalam hal pemberian
imbalan gaji.
